Organiser votre événement en plein air : Ce que vous devez vraiment savoir !

Quand on organise une manifestation en extérieur, il ne suffit pas de trouver un bel endroit et de mettre en place des activités. La loi impose un certain nombre de règles à respecter. Ces obligations relatives aux autorisations, à la sécurité et au plan de secours n’ont qu’un seul et unique objectif : vous garantir une tranquillité d’esprit totale. Loin d’être des freins, elles sont le socle qui permet de bâtir un cadre solide où le succès et la sécurité de votre événement sont assurés. Bien les connaître permet d’éviter les sanctions, les annulations de dernière minute et surtout de protéger chaque participant.

Une responsabilité importante pour l’organisateur

Dès lors qu’un événement est lancé, l’organisateur en assume la pleine responsabilité légale. Dès l’ouverture des portes, l’organisateur devient légalement responsable de tout ce qui s’y passe. Il doit veiller à la sécurité du public, à la conformité des installations et à ce que l’ordre public soit respecté. Cela inclut, par exemple, de tout savoir sur l’homologation de chapiteau, la stabilité des structures, ou encore la qualité des installations électriques.

En cas d’accident ou de problème grave, la responsabilité civile voire pénale de l’organisateur peut être engagée. C’est pourquoi une préparation rigoureuse est indispensable. Rien ne doit être laissé au hasard.

Capacité d’accueil et réglementation des ERP : comment établir la jauge autorisée ?

Avant d’accueillir le public, il faut définir précisément combien de personnes le site peut recevoir. Cette capacité dépend de la catégorie d’Établissement Recevant du Public (ERP), telle que définie par le Code de la Construction et de l’Habitation.

Cette classification concerne autant les lieux permanents que les installations temporaires (tentes, chapiteaux, scènes, espaces aménagés en plein air). Dépasser la jauge autorisée expose l’organisateur à une fermeture immédiate et à des sanctions importantes.

Sécurité incendie, secours et installations techniques

Sécurité incendie

Les règles de sécurité incendie sont strictes : sorties de secours visibles et dégagées, accès pour les véhicules d’urgence, extincteurs adaptés et facilement accessibles, système d’alarme fonctionnel… Tous ces éléments doivent être prévus en fonction du type et de la taille de votre événement.

Dispositif de secours

Pour les grands rassemblements, un Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS) est obligatoire. Il doit être assuré par des organismes agréés (Croix-Rouge, Protection Civile…). Ce dispositif est essentiel et constitue un point de contrôle important lors de la demande d’autorisation.

Conformité technique

Toutes les installations techniques électricité, structures, sonorisation, stands alimentaires doivent être conformes aux normes en vigueur (par exemple, la norme NFC 15-100 pour les installations électriques temporaires).

Les démarches administratives indispensables

Dès qu’un événement a lieu sur un espace ouvert au public ou sur la voie publique, une déclaration officielle est obligatoire.

Déclaration en Mairie ou à la Préfecture

Le lieu de déclaration dépend du nombre de participants prévus :

• Moins de 1 500 personnes : Déclaration à la Mairie, information des forces de l’ordre (Police/Gendarmerie) + SDIS (Service Départemental d’Incendie et de Secours)
• De 1 500 à 5 000 personnes : Déclaration à la Mairie et à la Préfecture, en plus de la Police/Gendarmerie et du SDIS.
• Plus de 5 000 personnes : autorisation préfectorale spécifique + délais d’instruction plus longs.

Ces démarches doivent être engagées un à deux mois avant la date de l’événement.

L’Arrêté Municipal

C’est ce document qui formalise l’autorisation. Il peut imposer des règles précises : horaires, limitations sonores (souvent avec sonomètre obligatoire), circulation, stationnement, etc. Ne pas respecter l’arrêté municipal peut entraîner des sanctions immédiates.

Autorisation de Débit de Boissons

Si vous prévoyez de vendre ou de distribuer de l’alcool, une autorisation de débit de boissons temporaire est obligatoire. Elle doit être demandée à la mairie au moins 15 jours avant l’événement. C’est une formalité souvent oubliée et pourtant, son absence peut conduire à une fermeture administrative.